Przyjrzyjmy się zatem najbardziej charakterystycznym (naszym zdaniem) cechom branży e-commerce oraz zastanówmy się, w jaki sposób system WMS może ułatwić zarządzanie magazynem oraz sprawną realizację zamówień, co w efekcie na pewno przyczyni się do większej satysfakcji klienta.
Popyt na określone produkty w tradycyjnej logistyce nie zmienia się dynamicznie i raczej bywa przewidywalny. W branży e-commerce natomiast ruch w magazynie może być nieregularny – zależeć od pory roku, okazji (wakacje, początek roku szkolnego, święta), promocji (na przykład z okazji Black Friday) czy trendów.
W takim przypadku system WMS ma pole do popisu – może na przykład automatycznie rozdzielać zadania między pracowników, aby skrócić czas kompletacji. Może również tak rozdzielić ścieżki kompletacji, aby osoby kompletujące zamówienia nie przeszkadzały sobie podczas pracy. Produkty szybko rotujące, czyli na przykład te, które w danym momencie są objęte promocją, mogą zostać wytypowane przez system jako te, które należy umieścić bliżej stref kompletacyjnych. Jesteśmy w stanie zautomatyzować oraz skrócić w ten sposób czas kompletowania zamówień. Jeśli prezenty zamówione nawet na ostatnią chwilę przed Świętami będą miały szansę dotrzeć na czas – sklep na pewno zyska w oczach klienta.
Gdy liczba zamówień rośnie lawinowo, częstą praktyką jest zatrudnienie pracowników sezonowych. W tym momencie dobrze zaprojektowany WMS będzie pomagał nowym użytkownikom w codziennej pracy. Będzie prowadził ich krok po kroku, służył podpowiedziami takimi jak voice-picking lub put-to-light oraz podpowiedziami i wskazówkami na terminalu. WMS może umożliwić także ustalanie priorytetów dla poszczególnych zamówień oraz łączenie zamówień i kompletację w formie multipicking.
W tej branży małe zamówienia (od jednej do kilku sztuk) mogą stanowić nawet ponad połowę wszystkich zamówień. Wymaga to bardzo efektywnego systemu kompletowania i pakowania. Często systemy WMS, w tym nasz system EurekaWMS, mają funkcję grupowania zamówień jednostkowych, na przykład według lokalizacji w magazynie. Dzięki temu skraca się droga, którą pracownik ma do przebycia, redukuje się liczba kursów, które pracownik musi wykonać, a to wszystko przekłada się na większą wydajność pracy.
Szybka obsługa zamówień jest koniecznością dla firm, które chcą utrzymać się na rynku w dobie olbrzymiej konkurencji. Klienci niekoniecznie pozostają lojalni jednej firmie lub jednemu sklepowi. Podejmują zazwyczaj szybkie decyzje, porównują oferty, a prędkość obsługi zamówienia często gra równie dużą rolę co cena produktu. Często, przyzwyczajeni do zakupów u gigantów takich jak Allegro lub Amazon, oczekują dostawy ju następnego dnia po zakupie. W dużych magazynach możemy spotkać dodatkowo urządzenia wspomagające pracę: roboty kompletujące, sortery lub regały automatyczne, które przyspieszają realizację zamówień. O korzyściach automatyzacji, a także o współpracy WMSa z automatyką więcej napisaliśmy tutaj.
Dobrze zaprojektowany WMS będzie w tym przypadku zdecydowanym sprzymierzeńcem. Przekaże zamówienia spływające z platform zakupowych, pomoże w grupowaniu zleceń, wskaże najlepszą ścieżkę kompletacji, a także umożliwi szybkie wydrukowanie etykiet kurierskich i listów przewozowych. Wszystko po to, aby maksymalnie skrócić czas realizacji zamówienia i zmaksymalizować zadowolenie klienta. Dodatkowo, jeśli system WMS pozwalana monitorowanie wydajności w czasie rzeczywistym, kierownik magazynu będzie widział wszelkie nieprawidłowości, zatory i możliwe problemy. Będzie mógł dzięki temu w porę zareagować i usprawnić pracę w magazynie w ten sposób, aby żadne ważne terminy nie zostały przekroczone. Temat określenia, zaprogramowania i optymalizacji procesów magazynowych jest jednak dużo bardziej obszerny, dlatego poświęciliśmy mu oddzielny wpis.
Sklepy oferują często bardzo szeroki asortyment – przykładem może być branża odzieżowa, gdzie jeden T-shirt może wystąpić w kilku kolorach i rozmiarach. Taki asortyment wymagać będzie precyzyjnego zarządzania przestrzenią i uważnym rozłożeniem towaru w magazynie.
Każdy produkt i każdy wariant produktu może mieć dokładnie przypisane miejsce,które będzie odwzorowane w systemie WMS, co pomoże w zachowaniu przejrzystości magazynu.
W magazynach z bogatym asortymentem, niezaprzeczalnym atutem dobrego systemu WMS będzie możliwość wyboru metody kompletacji, w zależności od liczby zamówień, rodzaju towarów oraz priorytetów zamówień, co znacznie skróci czas kompletacji. Wśród popularnych i często stosowanych metod możemy wyróżnić na przykład kompletację pojedynczych zamówień, batch picking czyli kompletacja grup lub partii, albo kompletacja strefowa, gdzie magazyn podzielony zostaje na strefy i każdy pracownik przypisany jest do jednego, konkretnego obszaru.
Także możliwość różnego zarządzania towarami (strategia FIFO – first in first out, FEFO first expired first out) pomaga w odpowiedni sposób zarządzać wydawanym towarem, co w przypadku samodzielnego decydowania o kolejności wydania towaru mogłoby prowadzić do pomyłek lub problemu przeterminowanych towarów.
Sklepy często wykorzystują platformy sprzedażowe i marketplace’y, takie jak Allegro, Amazon, Presta czy Shopify, które muszą mieć stały i na bieżąco aktualizowany dostęp do stanów magazynowych. Każda zmiana w jednym systemie musi być natychmiast odzwierciedlona w drugim. Dotyczy to ciągłej aktualizacji stanów magazynowych, aktualizowania statusów przesyłek, a także synchronizowania reklamacji i zwrotów. Także współpraca z kurierami i systemami ERP wymaga dokładnego śledzenia przesyłek oraz generowania etykiet i dokumentów.
WMS integruje się zarówno z platformami sprzedażowymi jak i z kurierami. Dzięki temu w momencie sprzedaży na jednej z platform, system od razu wie, że ma dostępną jedną sztukę produktu mniej, co zapobiegnie sytuacji, w której klient kupuje towar, którego nie ma fizycznie w magazynie. Dodatkowo unikamy w ten sposób ręcznego wprowadzania i przepisywania przez pracowników, a więc minimalizujemy liczbę pomyłek, które mogą kosztować sklep nawet utratę klientów.
W naszym systemie dodatkowym atutem jest to, że etykiety kurierskie mogą drukować się bezpośrednio na stanowisku pakowania.
W niektórych branżach, takich jak branża odzieżowa, obsługa zwrotów towarów (znana też jako reverse logistics) jest codziennością. Zwroty są zazwyczaj kosztownym, chaotycznym i bardzo czasochłonnym procesem. WMS jest w stanie znacząco przyspieszyć i uprościć całą logistykę zwrotów. Gdy klient zarejestruje zwrot, na przykład za pomocą formularza online lub poprzez platformę lub system sprzedażowy, system WMS jest w stanie automatycznie go zarejestrować. W momencie dotarcia zwrotu do magazynu system od razu identyfikuje zamówienie i klienta, który odesłał towar. Następnie może zarządzić towarem w taki sposób, aby trafił on automatycznie do strefy zwrotów, gdzie zostanie skontrolowany przez pracownika. Dzięki możliwości oznaczenia przez pracownika w systemie konkretnych produktów jako pełnowartościowe lub uszkodzone, system szybko aktualizuje stany magazynowe. Dodatkowo, dzięki temu, że WMS śledzi status i drogę towaru w magazynie, sklep może szybko wysyłać klientowi powiadomienia o statusie paczki zwrotnej i na przykład o przyjęciu / odrzuceniu zwrotu. WMS, który jest zintegrowany z systemami ERP i innymi systemami księgowymi, pozwoli na szybsze rozpoczęcie procesu zwrotu pieniędzy oraz przygotowania niezbędnych dokumentów.
