{"id":724,"date":"2025-10-29T09:00:00","date_gmt":"2025-10-29T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.simplestart.pl\/?p=724"},"modified":"2026-01-26T13:57:14","modified_gmt":"2026-01-26T12:57:14","slug":"zarzadzanie-dokumentami","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.simplestart.pl\/home\/2025\/10\/29\/zarzadzanie-dokumentami\/","title":{"rendered":"Zarz\u0105dzanie dokumentami w WMS"},"content":{"rendered":"\n

Transformacja cyfrowa sta\u0142a si\u0119 nie tylko faktem, ale mocno zadomowi\u0142a si\u0119 w wi\u0119kszo\u015bci dziedzin naszego \u017cycia. Szczeg\u00f3lnie dobrze widzimy to w przedsi\u0119biorstwach i tym samym w magazynach. Nie zawsze system WMS<\/a> kojarzy si\u0119 jako ten element, kt\u00f3ry mo\u017ce pom\u00f3c w zarz\u0105dzaniu dokumentami. Odpowiednio wykorzystany, mo\u017ce sta\u0107 si\u0119 \u015bwietnym narz\u0119dziem do pomocy. Tym samym \u017cmudne zadanie, jakim jest zarz\u0105dzanie dokumentami, mo\u017ce by\u0107 \u0142atwiejsze i wydajniejsze.<\/p>\n\n\n\n

\"zarz\u0105dzanie<\/figure>\n\n\n\n

Brak potrzeby drukowania dokument\u00f3w<\/h2>\n\n\n\n

Coraz rzadziej drukuje si\u0119 dokumenty takie jak faktura. Drukowanie wersji papierowych takich dokument\u00f3w jak WZ, CMR czy packing list wynika z konieczno\u015bci udowodnienia Zleceniodawcy wykonanej us\u0142ugi w przypadku reklamacji. Op\u0142ata za transport nale\u017cy si\u0119 firmie przewozowej, gdy wyka\u017ce si\u0119 ona podpisanym listem przewozowym. Ci, kt\u00f3rzy dostarczaj\u0105 najwi\u0119cej, czyli kurierzy, dokonali w tym zakresie rewolucji. Coraz rzadziej stosuj\u0105 dzi\u015b dokumenty papierowe na rzecz rozwi\u0105za\u0144 cyfrowych. Odbiorca podpisuje si\u0119 na ekranie urz\u0105dzenia, co eliminuje niedogodno\u015bci obs\u0142ugi fizycznych dokument\u00f3w. Tak\u017ce w dynamicznie rozwijaj\u0105cej si\u0119 bran\u017cy e-commerce szybki i bezb\u0142\u0119dny przep\u0142yw dokument\u00f3w jest kluczowy dla jako\u015bci obs\u0142ugi klient\u00f3w, mimo \u017ce nadal czasem widzimy tendencj\u0119 firm do wystawiania dokument\u00f3w w wersji papierowej. Tymczasem wersja elektroniczna jest cz\u0119sto du\u017co wygodniejsza dla odbiorcy ko\u0144cowego i mo\u017ce by\u0107 z powodzeniem wygenerowana i obs\u0142u\u017cona przez system informatyczny. Wi\u0119cej o roli WMS w bran\u017cy e-commerce napisali\u015bmy tutaj<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

\"zarz\u0105dzanie
Zarz\u0105dzanie dokumentami w formie papierowej nie jest wygodnym rozwi\u0105zaniem.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Zarz\u0105dzanie dokumentami ma te\u017c inn\u0105 definicj\u0119. Chodzi o ich obs\u0142ug\u0119 w rozumieniu proces\u00f3w w magazynie. Mo\u017cemy wyobrazi\u0107 sobie sytuacj\u0119, gdy do magazynu dostarczane jest ponad dziesi\u0119\u0107 dostaw dziennie Ka\u017cda z nich jest osobnym dokumentem – zakupu, przyj\u0119cia z produkcji, przesuni\u0119cia czy zwrotu. Sprzeda\u017c charakteryzuje si\u0119 wi\u0119ksz\u0105 r\u00f3\u017cnorodno\u015bci\u0105, szczeg\u00f3lnie w magazynach drobnicowych. Tam nierzadko liczba zam\u00f3wie\u0144 sprzeda\u017cy przekracza tam 100 dziennie. Aby magazyn m\u00f3g\u0142 dzia\u0142a\u0107 sprawnie, zarz\u0105dzanie tymi dokumentami powinno uwzgl\u0119dnia\u0107 sta\u0142e regu\u0142y. Powtarzalno\u015b\u0107 proces\u00f3w umo\u017cliwia bowiem ich optymalizacj\u0119. Nale\u017cy te\u017c umo\u017cliwia\u0107 obs\u0142ug\u0119 wyj\u0105tk\u00f3w, tak aby zachowa\u0107 niezb\u0119dn\u0105 elastyczno\u015b\u0107. Do WMS trafiaj\u0105 dokumenty z systemu ERP. Tu zaczyna si\u0119 zarz\u0105dzanie nimi w taki spos\u00f3b, aby magazyn mia\u0142 mo\u017cliwo\u015b\u0107 zrealizowa\u0107 zadania w optymalny spos\u00f3b.<\/p>\n\n\n\n

Bezpiecze\u0144stwo dokument\u00f3w<\/h2>\n\n\n\n

Dane i dokumenty, kt\u00f3re przesy\u0142ane s\u0105 do systemu WMS, musz\u0105 by\u0107 chronione w najwy\u017cszym stopniu. \u017badna firma nie mo\u017ce pozwoli\u0107 sobie na wyciek danych operacyjnych, danych swoich klient\u00f3w i innych wra\u017cliwych informacji. Dlatego dane gromadzone w systemie WMS s\u0105 chronione na kilka sposob\u00f3w, tak aby ryzyko, \u017ce dostan\u0105 si\u0119 w niepowo\u0142ane r\u0119ce, by\u0142o minimalne. Wi\u0119cej o bezpiecze\u0144stwie danych przechowywanych w systemie WMS napisali\u015bmy tu.<\/a><\/p>\n\n\n\n

Organizacja pracy<\/h2>\n\n\n\n

Funkcj\u0105 Systemu WMS jest obs\u0142u\u017cenie trafiaj\u0105cych do niego dokument\u00f3w. W epoce pracy na kartkach praca ta opiera\u0142a si\u0119 na wiedzy. Wiedz\u0119 t\u0119 posiadali pracownicy \u015bredniego lub niskiego szczebla. Tym samym niezb\u0119dnym by\u0142o anga\u017cowanie dyspozytora lub kierownika do wydawania zada\u0144 lub otaczanie si\u0119 wykwalifikowanymi pracownikami magazynowymi, kt\u00f3rzy musieli rozumie\u0107 ide\u0119 dzia\u0142ania firmy.<\/p>\n\n\n\n

\"Zarz\u0105dzanie
Dokumenty w magazynie w formie papierowej.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

W epoce cyfrowej istniej\u0105 proste algorytmy, kt\u00f3re zdejmuj\u0105 z ludzi obowi\u0105zek \u017cmudnego i powtarzalnego zarz\u0105dzania prac\u0105. Na przyk\u0142ad, zasilenie linii produkcyjnej jest zadaniem priorytetowym i jako takie zawsze jest pozycjonowane najwy\u017cej w\u015br\u00f3d innych polece\u0144 wydania. Je\u015bli zwrot z produkcji jest tak\u017ce priorytetowym zadaniem w przedsi\u0119biorstwie, to zadania takie b\u0119d\u0105 sta\u0142y na pierwszej pozycji.<\/p>\n\n\n\n


Zadania pilne i nietypowe- je\u015bli mo\u017cliwe jest ich sparametryzowanie (na przyk\u0142ad jako odbiegaj\u0105cych od kt\u00f3rej\u015b normy), to one tak\u017ce nie b\u0119d\u0105 wymaga\u0142y specjalnego zaanga\u017cowania pracownik\u00f3w, kt\u00f3rzy realizuj\u0105 zadania kolejkowane przez system i nie musz\u0105 analizowa\u0107 pochodzenia tych zada\u0144 czy te\u017c ich przeznaczenia. Daje to mo\u017cliwo\u015b\u0107 uporz\u0105dkowania pracy w taki spos\u00f3b, by osi\u0105ga\u0107 z niej jak najwi\u0119ksze korzy\u015bci jak najmniejszym kosztem. Uzyskamy to poprzez powtarzalno\u015b\u0107 proces\u00f3w i minimalizacj\u0119 wyj\u0105tk\u00f3w. Pomocne b\u0119dzie tak\u017ce zoptymalizowanie pracy magazynu. Wskaz\u00f3wki, jak przeprowadzi\u0107 optymalizacj\u0119, zamie\u015bcili\u015bmy pod tym linkiem<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Przyj\u0119cie do magazynu<\/h2>\n\n\n\n

W magazynach pracuj\u0105cych poza kana\u0142em e-commerce zarz\u0105dzanie dokumentami przyj\u0119\u0107 jest wbrew pozorom bardziej skomplikowane. Dzieje si\u0119 tak dlatego, poniewa\u017c tymi samymi zasobami realizowanych jest wiele r\u00f3\u017cnych zada\u0144. Nie ma podzia\u0142u na przyj\u0119cia zwrot\u00f3w, dostawy krajowe i zagraniczne. W tym samym miejscu magazynu i r\u0119koma tych samych ludzi obs\u0142uguje si\u0119 dostawy r\u00f3\u017cnego rodzaju. W takim przypadku wbrew pozorom czasem warto jest w\u0142\u0105czy\u0107 nadz\u00f3r nad obiegiem dokument\u00f3w. Na przyk\u0142ad – nie s\u0105 znane dok\u0142adne terminy dostaw. Je\u015bli wszystkie polecenia przyj\u0119\u0107, znane systemowi ERP automatycznie przeka\u017cemy na terminal do realizacji, to personel przyjmuj\u0105cy towar b\u0119dzie mia\u0142 du\u017c\u0105 list\u0119 zada\u0144 na ma\u0142ym terminalu mobilnym. Wtedy odnalezienie w\u0142a\u015bciwego dokumentu mo\u017ce by\u0107 k\u0142opotliwe. Ergonomia w tym zakresie jest istotna dlatego, \u017ce pracownik napotyka t\u0119 uci\u0105\u017cliwo\u015b\u0107 kilkana\u015bcie lub kilkadziesi\u0105t razy dziennie. Tym samym zabiera niepotrzebnie czas i wywo\u0142uje ka\u017cdorazowo frustracj\u0119. W takim przypadku dodaje si\u0119 krok po\u015bredni, gdzie dyspozytor w magazynie identyfikuje fizyczn\u0105 dostaw\u0119, por\u00f3wnuj\u0105c j\u0105 z zapisami systemowymi i przekazuje na terminale tylko te dokumenty, do kt\u00f3rych przyjecha\u0142 towar. W efekcie magazynierzy maj\u0105 u\u0142atwion\u0105 i szybsz\u0105 prac\u0119.<\/p>\n\n\n\n

\"sk\u0142adowanie<\/figure>\n\n\n\n

Je\u015bli mo\u017cliwe jest szeregowanie dokument\u00f3w na podstawie zdefiniowanych algorytm\u00f3w, to system przekazuje pracownikowi list\u0119 dostaw do wyboru, pouk\u0142adan\u0105 w optymalny spos\u00f3b. Na przyk\u0142ad u\u0142o\u017con\u0105 na podstawie planowanego terminu dostawy lub alternatywnie- wed\u0142ug dostawcy. Ewentualnie wed\u0142ug typu dostawy, na przyk\u0142ad zwroty na pocz\u0105tku listy a dostawy zagraniczne na ko\u0144cu.<\/p>\n\n\n\n

Agregacje dostaw a zarz\u0105dzanie dokumentami<\/h2>\n\n\n\n

Przy pomocy systemu WMS mo\u017cliwe jest zagregowanie wielu zam\u00f3wie\u0144 zakupu w jedno polecenie przyj\u0119cia. Na przyk\u0142ad w sytuacji gdy zam\u00f3wiono towar kilka razy a dostawca zrealizowa\u0142 to zam\u00f3wienie w jednej dostawie. Wtedy magazynier staje przed dylematem, kt\u00f3re towary pochodz\u0105 z kt\u00f3rej dostawy. Aby wyeliminowa\u0107 t\u0119 niedogodno\u015b\u0107, mo\u017cliwa jest agregacja dokument\u00f3w w taki spos\u00f3b, \u017ce magazynier ma przed sob\u0105 jedno przyj\u0119cie i z nim weryfikuje zgodno\u015b\u0107 fizyczn\u0105.<\/p>\n\n\n\n

Wydanie z magazynu<\/h2>\n\n\n\n

Strategii wydania z magazynu mo\u017ce by\u0107 wiele. Podstawowym za\u0142o\u017ceniem jest, aby wyda\u0107 towar w odpowiednim czasie i przy mo\u017cliwie najmniejszym nak\u0142adzie pracy. Realizuj\u0105c ten cel, system do zarz\u0105dzania magazynem transformuje dokumenty w rozmaity spos\u00f3b<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Jak WMS transformuje dokumenty?<\/h2>\n\n\n\n